Benchmarking פשוט ומהיר, יש חיה כזאת
אחת הדרכים הטובות ביותר להזרים דם חדש לארגון היא להשוות את ביצועיו עם ביצועיהם של ארגונים אחרים. כל מה שרציתם לדעת על ביצוע Benchmarking ולא העזתם לשאול
לעתים נדמה שניתוח תהליכים פנים-ארגוניים הוא מעין עבודה סיזיפית: שוב לפרק לגורמים את אותם תהליכים, שוב לבדוק אם הושגו אותם היעדים, שוב לבחון את יעילותן של אותן הפונקציות, ותמיד על פי אותה אמת מידה ידועה ומוכרת. ואכן, לא אחת נקלעים מקבלי ההחלטות למעגל אינסופי של פרדיגמות פנים-ארגוניות שמגבילות את יכולתם לחשוב ביצירתיות ולאמץ פתרונות מרעננים למקסו?ם יעילות הארגון.
אז מה עושים כדי לצאת מהקופסה? יותר ויותר ארגונים פונים לאחרונה לשדות זרים ומחפשים השראה בפעילותם של ארגונים עמיתים. אחת הדרכים הנפוצות לעשות זאת היא באמצעות תהליכי Benchmarking.
הדשא של השכן ירוק יותר?
Benchmarking, מידו?ד בעברית, הוא תהליך השוואת נתונים של ארגון אחד עם נתונים מקבילים בארגונים אחרים (מתחרים או בעלי פעילויות דומות). ההשוואה יכולה להיעשות ברמה האסטרטגית ולהתמקד במבנה ובתכנון, או ברמה הטקטית, כלומר ביישום מתודולוגיות, שימוש במדדי בקרה וכדומה.
Benchmarking מאפשר לארגון:
? לזהות את נקודות החוזק והחולשה שלו לעומת ארגונים אחרים.
? לאמץ מדדי בקרה מקובלים בעולם לבחינה שוטפת של הביצועים.
? לראות את פעילות הארגון מנקודת מבט כוללת של עולם התוכן שבו הוא פועל ולהציב יעדים לפי אמת מידה חיצונית.
? להעריך את פוטנציאל השיפור הטמון באימוץ פרקטיקות עסקיות, מתודולוגיות עבודה או מערכות מידע ייעודיות מתוך ניסיונם של ארגונים אחרים.
APQC: עושים את העבודה בשבילכם
הקושי הגדול ביישום תהליך Benchmarking הוא בנגישות, או ליתר דיוק בחוסר הנגישות, לנתונים של ארגונים אחרים. נתונים כמותיים אלה - של הכנסות, עלויות, היקפי עבודה, יישום מערכות וכדומה - הם על פי רוב חסויים, וחברות אינן ששות לספק אותם. יתרה מזאת, השוואה אפקטיבית דורשת מאגר נתונים של חברות רבות, ויצירת מאגר כזה כרוכה מן הסתם בהשקעת משאבים רבים. כדי לתת מענה לקשיים אלה וכדי להעצים את יכולתם של ארגונים לבצע תהליך Benchmarking מקיף, פיתח ארגון APQC האמריקאי כלי פשוט ונוח להשוואת ביצועים של ארגונים בכל העולם.
APQC (American Productivity and Quality Center) הוא מלכ"ר שהוקם בשנת 1977 ועוסק בחקר גלובלי של ביצועי ארגונים. ברשותו נמצא מאגר ה-Benchmarks הגדול בעולם, שבאמצעותו יכול כל ארגון להשוות את ביצועיו עם מאות ארגונים אחרים בכמה קטגוריות: ניהול משאבי אנוש, ניהול פיננסי, מערכות מידע, מחקר ופיתוח, ניהול ידע, ניהול מוצר ושרשרת אספקה. מתוך קטגוריות אלה יכול הארגון לבחור אחת או יותר, כשבכל אחת מהן עומדים לבחירתו מגוון סקרים ממוקדים לבחינת תהליכים ספציפיים לפי הצורך.
תהליך Benchmarking באמצעות APQC מחולק לשלושה תת-תהליכים:
1. איסוף נתוני הארגון ומילוי סקר השוואתי
2. השוואה עם ארגונים אחרים
3. ניתוח תוצרי ההשוואה
1. איסוף נתוני הארגון ומילוי סקר השוואתי
מילוי הסקר הרלוונטי לארגון הוא הנדבך הראשון בתהליך ה-Benchmarking, שכן הנתונים שיוזנו בו הם הבסיס להשוואה מול ארגונים אחרים. לכאורה אין מדובר אלא בתהליך מקדים, אך למעשה יש לו חשיבות רבה כשלעצמו: ראשית, איסוף הנתונים לצורך מילוי הסקר דורש מהארגון לברר, לעתים לראשונה בחייו, נתונים איכותיים וכמותיים של ביצועיו. לא אחת יופתעו מקבלי ההחלטות לגלות כבר בשלב זה נקודות חוזק וחולשה של ארגונם כשייחשפו ל"מספרים האמיתיים". שנית, איסוף הנתונים יכול להיעשות באמצעות שליפה פשוטה ממערכות המידע הארגוניות, אך לעתים הוא חושף דווקא את חוסר זמינותם של נתונים אלה. גילוי זה כשלעצמו הוא הזדמנות לאמץ מדדי בקרה חדשים ולפתח שיטות לבחינתם. מדדים אלה ישמשו את הארגון כקנה מידה לבחינת תהליכיו גם בעתיד.
2. השוואה עם ארגונים אחרים
ב-APQC יושוו נתוני הארגון עם נתונים דומים שהזינו ארגונים שמצויים במאגר. לאחר כחודש יקבל הארגון דו"ח מפורט של ממצאי הסקר, ובו השוואה מילולית וחזותית של מדדי בקרה מרכזיים (KPI) למול החציון ולמול הביצועים הטובים ביותר בתחום הרלוונטי.
להלן כמה דוגמאות לתוצרי סקר השוואתי בקטגוריית שרשרת האספקה (הנתונים המספריים בדוגמאות אלה מוצגים להמחשה בלבד ואינם משקפים נתונים אמיתיים):
א. מדדי בקרה
ארגון שמבקש לבחון את זמן המחזור לאחסנת מוצרים המגיעים מהספק (Dock-to-stock cycle time) יקבל מ-APQC נתונים שילמדו על מקומו ביחס לארגונים אחרים בתחום זה: ראשית, הוא יראה מהו זמן המחזור שבו עומדות החברות בעלות הביצועים הטובים ביותר, ושנית, הוא יוכל לדעת מהו החציון לזמן מחזור זה. כמו כן, הוא יקבל הצגה של ביצועיו לעומת זמני מחזור אלה. למשל, אם זמן המחזור לאחסנת המוצרים המגיעים מהספק בחברות המובילות בתחום עומד על שלוש שעות, ו-50% מהחברות המשתתפות בסקר (חציון) מאחסנות את המוצרים בתוך פחות משש שעות, הרי שארגון שזמן המחזור שלו עומד על שמונה שעות מצוי מתחת לחציון, ונקודה זו תדרוש בחינה בשלב ניתוח הממצאים. בנוסף, הארגון יקבל השוואה של ביצועיו למול ארגונים אחרים בחלוקה לפרמטרים, כגון ענף, אזור גיאוגרפי, מחזור שנתי ועוד.
ב. יישום מתודולוגיות
Benchmarking מאפשר לארגונים לבחון כדאיות של יישום מתודולוגיות עוד בטרם רכש אותן, וזאת באמצעות השוואת ביצועים של ארגונים אחרים שכבר יישמו מתודולוגיות אלה. למשל, ארגון ששוקל ליישם מערכת WMS יוכל להשוות מדדי עמידה בהזמנות לקוח בארגונים שיישמו מערכת זו לעומת ארגונים שלא יישמו אותה, ולהיווכח אם המערכת אכן מועילה לקיצור זמן המחזור הממוצע להזמנת לקוח ולהעלאת שיעור ההזמנות המלאות.
ג. אסטרטגיה ותכנון
ארגון ששוקל להוציא תחום פעילות מסוים למיקור חוץ (Outsourcing) או להחזיר תחום פעילות לתוך הארגון עשוי למצוא תועלת רבה במידע אודות בחירתם של ארגונים אחרים בעניין זה. השוואה בין ארגונים תעלה כמה אחוזים מהם בחרו להשאיר את תחום הפעילות המדובר בתוך הארגון וכמה מהם בחרו להוציאו למיקור חוץ, וכך תלמד כמובן על כדאיות השינוי.
3. ניתוח ממצאי ההשוואה
שלב ניתוח הממצאים הוא החשוב ביותר בתהליך ה-Benchmarking, שהרי לשמו נעשה. הדו"ח ההשוואתי המתקבל מ-APQC הוא בעצם אוסף של מאות נתונים מורכבים שמשמש כלי עבודה מרכזי בידי מהנדסי חברת "דנשיר תמורות" לזיהוי ולמיפוי של נקודות העוצמה והחולשה בארגון. כשמתבהרות נקודות אלה יכול הארגון לבחון את הגורמים להן, את הפרקטיקות הדרושות לשיפורן ומתודולוגיות שיושמו בהצלחה בארגונים אחרים. לאחר מכן יוכל הארגון לבחור באופן מושכל באילו פעילויות להשקיע את משאביו לפי שיקולי עלות/תועלת.
לסיום, הקשר הישראלי
קשר ישראלי עם ארגון APQC נוצר בשנת 2007 על ידי חברת "דנשיר תמורות" המספקת שירותי ייעוץ וניהול פרויקטים בתחומי הנדסת תעשייה וניהול ומתמחה, בין השאר, בניתוח שרשרת האספקה. את תהליך ההשתתפות בסקר מלווים מהנדסים מומחים המסייעים לארגון בכל שלבי התהליך, החל באיסוף הנתונים, דרך ניהול העבודה עם ארגון APQC לחידוד והבהרה של הנתונים הדרושים, וכלה בעיבוד ממצאי הסקר והמרתם לתכנית עבודה מומלצת.
מנכ"ל חברת הפצה שהשתתפה בסקר השוואתי של APQC בתחום שרשרת האספקה מסכם את התהליך: "החברה שלנו נמצאת בתחרות הולכת וגוברת, ולפיכך פועלת כל העת לשפר את איכות שרשרת האספקה ולייצר תוספת ערך ללקוחותיה. ההחלטה לבצע את הסקר כחלק ממהלך אבחוני כולל המובל על ידי חברת 'דנשיר תמורות' נעשתה בראש ובראשונה מתוך מטרה לבחון את ביצועי המערכת הלוגיסטית למול ארגונים מובילים בעולם ומתוך תפיסה שמדגישה את מחויבותנו ללקוחות להגיע לחזית האיכות של חברות מקבילות בעולם. הסקר ממקם את החברה במקום טוב בהשוואה לארגונים מובילים בעולם ועדיין מאפשר לנו לאתר את אותן חוליות בשרשרת הטעונות שיפור".
ולמי שמחפש את השורה התחתונה: תהליך Benchmarking משקף את רמת הביצועים שאליה הגיעו ארגונים מובילים בעולם לפי מדדים של יעילות ואפקטיביות, וכך מאפשר לארגון הבוחן את עצמו לסמן יעדים שניתנים לכיבוש והשגה ולקבל החלטות נכונות באשר להשקעות תקציביות עתידיות. והחדשות הטובות: זה הרבה יותר קל ממה שזה נשמע.
אחת הדרכים הטובות ביותר להזרים דם חדש לארגון היא להשוות את ביצועיו עם ביצועיהם של ארגונים אחרים. כל מה שרציתם לדעת על ביצוע Benchmarking ולא העזתם לשאול
לעתים נדמה שניתוח תהליכים פנים-ארגוניים הוא מעין עבודה סיזיפית: שוב לפרק לגורמים את אותם תהליכים, שוב לבדוק אם הושגו אותם היעדים, שוב לבחון את יעילותן של אותן הפונקציות, ותמיד על פי אותה אמת מידה ידועה ומוכרת. ואכן, לא אחת נקלעים מקבלי ההחלטות למעגל אינסופי של פרדיגמות פנים-ארגוניות שמגבילות את יכולתם לחשוב ביצירתיות ולאמץ פתרונות מרעננים למקסו?ם יעילות הארגון.
אז מה עושים כדי לצאת מהקופסה? יותר ויותר ארגונים פונים לאחרונה לשדות זרים ומחפשים השראה בפעילותם של ארגונים עמיתים. אחת הדרכים הנפוצות לעשות זאת היא באמצעות תהליכי Benchmarking.
הדשא של השכן ירוק יותר?
Benchmarking, מידו?ד בעברית, הוא תהליך השוואת נתונים של ארגון אחד עם נתונים מקבילים בארגונים אחרים (מתחרים או בעלי פעילויות דומות). ההשוואה יכולה להיעשות ברמה האסטרטגית ולהתמקד במבנה ובתכנון, או ברמה הטקטית, כלומר ביישום מתודולוגיות, שימוש במדדי בקרה וכדומה.
Benchmarking מאפשר לארגון:
? לזהות את נקודות החוזק והחולשה שלו לעומת ארגונים אחרים.
? לאמץ מדדי בקרה מקובלים בעולם לבחינה שוטפת של הביצועים.
? לראות את פעילות הארגון מנקודת מבט כוללת של עולם התוכן שבו הוא פועל ולהציב יעדים לפי אמת מידה חיצונית.
? להעריך את פוטנציאל השיפור הטמון באימוץ פרקטיקות עסקיות, מתודולוגיות עבודה או מערכות מידע ייעודיות מתוך ניסיונם של ארגונים אחרים.
APQC: עושים את העבודה בשבילכם
הקושי הגדול ביישום תהליך Benchmarking הוא בנגישות, או ליתר דיוק בחוסר הנגישות, לנתונים של ארגונים אחרים. נתונים כמותיים אלה - של הכנסות, עלויות, היקפי עבודה, יישום מערכות וכדומה - הם על פי רוב חסויים, וחברות אינן ששות לספק אותם. יתרה מזאת, השוואה אפקטיבית דורשת מאגר נתונים של חברות רבות, ויצירת מאגר כזה כרוכה מן הסתם בהשקעת משאבים רבים. כדי לתת מענה לקשיים אלה וכדי להעצים את יכולתם של ארגונים לבצע תהליך Benchmarking מקיף, פיתח ארגון APQC האמריקאי כלי פשוט ונוח להשוואת ביצועים של ארגונים בכל העולם.
APQC (American Productivity and Quality Center) הוא מלכ"ר שהוקם בשנת 1977 ועוסק בחקר גלובלי של ביצועי ארגונים. ברשותו נמצא מאגר ה-Benchmarks הגדול בעולם, שבאמצעותו יכול כל ארגון להשוות את ביצועיו עם מאות ארגונים אחרים בכמה קטגוריות: ניהול משאבי אנוש, ניהול פיננסי, מערכות מידע, מחקר ופיתוח, ניהול ידע, ניהול מוצר ושרשרת אספקה. מתוך קטגוריות אלה יכול הארגון לבחור אחת או יותר, כשבכל אחת מהן עומדים לבחירתו מגוון סקרים ממוקדים לבחינת תהליכים ספציפיים לפי הצורך.
תהליך Benchmarking באמצעות APQC מחולק לשלושה תת-תהליכים:
1. איסוף נתוני הארגון ומילוי סקר השוואתי
2. השוואה עם ארגונים אחרים
3. ניתוח תוצרי ההשוואה
1. איסוף נתוני הארגון ומילוי סקר השוואתי
מילוי הסקר הרלוונטי לארגון הוא הנדבך הראשון בתהליך ה-Benchmarking, שכן הנתונים שיוזנו בו הם הבסיס להשוואה מול ארגונים אחרים. לכאורה אין מדובר אלא בתהליך מקדים, אך למעשה יש לו חשיבות רבה כשלעצמו: ראשית, איסוף הנתונים לצורך מילוי הסקר דורש מהארגון לברר, לעתים לראשונה בחייו, נתונים איכותיים וכמותיים של ביצועיו. לא אחת יופתעו מקבלי ההחלטות לגלות כבר בשלב זה נקודות חוזק וחולשה של ארגונם כשייחשפו ל"מספרים האמיתיים". שנית, איסוף הנתונים יכול להיעשות באמצעות שליפה פשוטה ממערכות המידע הארגוניות, אך לעתים הוא חושף דווקא את חוסר זמינותם של נתונים אלה. גילוי זה כשלעצמו הוא הזדמנות לאמץ מדדי בקרה חדשים ולפתח שיטות לבחינתם. מדדים אלה ישמשו את הארגון כקנה מידה לבחינת תהליכיו גם בעתיד.
2. השוואה עם ארגונים אחרים
ב-APQC יושוו נתוני הארגון עם נתונים דומים שהזינו ארגונים שמצויים במאגר. לאחר כחודש יקבל הארגון דו"ח מפורט של ממצאי הסקר, ובו השוואה מילולית וחזותית של מדדי בקרה מרכזיים (KPI) למול החציון ולמול הביצועים הטובים ביותר בתחום הרלוונטי.
להלן כמה דוגמאות לתוצרי סקר השוואתי בקטגוריית שרשרת האספקה (הנתונים המספריים בדוגמאות אלה מוצגים להמחשה בלבד ואינם משקפים נתונים אמיתיים):
א. מדדי בקרה
ארגון שמבקש לבחון את זמן המחזור לאחסנת מוצרים המגיעים מהספק (Dock-to-stock cycle time) יקבל מ-APQC נתונים שילמדו על מקומו ביחס לארגונים אחרים בתחום זה: ראשית, הוא יראה מהו זמן המחזור שבו עומדות החברות בעלות הביצועים הטובים ביותר, ושנית, הוא יוכל לדעת מהו החציון לזמן מחזור זה. כמו כן, הוא יקבל הצגה של ביצועיו לעומת זמני מחזור אלה. למשל, אם זמן המחזור לאחסנת המוצרים המגיעים מהספק בחברות המובילות בתחום עומד על שלוש שעות, ו-50% מהחברות המשתתפות בסקר (חציון) מאחסנות את המוצרים בתוך פחות משש שעות, הרי שארגון שזמן המחזור שלו עומד על שמונה שעות מצוי מתחת לחציון, ונקודה זו תדרוש בחינה בשלב ניתוח הממצאים. בנוסף, הארגון יקבל השוואה של ביצועיו למול ארגונים אחרים בחלוקה לפרמטרים, כגון ענף, אזור גיאוגרפי, מחזור שנתי ועוד.
ב. יישום מתודולוגיות
Benchmarking מאפשר לארגונים לבחון כדאיות של יישום מתודולוגיות עוד בטרם רכש אותן, וזאת באמצעות השוואת ביצועים של ארגונים אחרים שכבר יישמו מתודולוגיות אלה. למשל, ארגון ששוקל ליישם מערכת WMS יוכל להשוות מדדי עמידה בהזמנות לקוח בארגונים שיישמו מערכת זו לעומת ארגונים שלא יישמו אותה, ולהיווכח אם המערכת אכן מועילה לקיצור זמן המחזור הממוצע להזמנת לקוח ולהעלאת שיעור ההזמנות המלאות.
ג. אסטרטגיה ותכנון
ארגון ששוקל להוציא תחום פעילות מסוים למיקור חוץ (Outsourcing) או להחזיר תחום פעילות לתוך הארגון עשוי למצוא תועלת רבה במידע אודות בחירתם של ארגונים אחרים בעניין זה. השוואה בין ארגונים תעלה כמה אחוזים מהם בחרו להשאיר את תחום הפעילות המדובר בתוך הארגון וכמה מהם בחרו להוציאו למיקור חוץ, וכך תלמד כמובן על כדאיות השינוי.
3. ניתוח ממצאי ההשוואה
שלב ניתוח הממצאים הוא החשוב ביותר בתהליך ה-Benchmarking, שהרי לשמו נעשה. הדו"ח ההשוואתי המתקבל מ-APQC הוא בעצם אוסף של מאות נתונים מורכבים שמשמש כלי עבודה מרכזי בידי מהנדסי חברת "דנשיר תמורות" לזיהוי ולמיפוי של נקודות העוצמה והחולשה בארגון. כשמתבהרות נקודות אלה יכול הארגון לבחון את הגורמים להן, את הפרקטיקות הדרושות לשיפורן ומתודולוגיות שיושמו בהצלחה בארגונים אחרים. לאחר מכן יוכל הארגון לבחור באופן מושכל באילו פעילויות להשקיע את משאביו לפי שיקולי עלות/תועלת.
לסיום, הקשר הישראלי
קשר ישראלי עם ארגון APQC נוצר בשנת 2007 על ידי חברת "דנשיר תמורות" המספקת שירותי ייעוץ וניהול פרויקטים בתחומי הנדסת תעשייה וניהול ומתמחה, בין השאר, בניתוח שרשרת האספקה. את תהליך ההשתתפות בסקר מלווים מהנדסים מומחים המסייעים לארגון בכל שלבי התהליך, החל באיסוף הנתונים, דרך ניהול העבודה עם ארגון APQC לחידוד והבהרה של הנתונים הדרושים, וכלה בעיבוד ממצאי הסקר והמרתם לתכנית עבודה מומלצת.
מנכ"ל חברת הפצה שהשתתפה בסקר השוואתי של APQC בתחום שרשרת האספקה מסכם את התהליך: "החברה שלנו נמצאת בתחרות הולכת וגוברת, ולפיכך פועלת כל העת לשפר את איכות שרשרת האספקה ולייצר תוספת ערך ללקוחותיה. ההחלטה לבצע את הסקר כחלק ממהלך אבחוני כולל המובל על ידי חברת 'דנשיר תמורות' נעשתה בראש ובראשונה מתוך מטרה לבחון את ביצועי המערכת הלוגיסטית למול ארגונים מובילים בעולם ומתוך תפיסה שמדגישה את מחויבותנו ללקוחות להגיע לחזית האיכות של חברות מקבילות בעולם. הסקר ממקם את החברה במקום טוב בהשוואה לארגונים מובילים בעולם ועדיין מאפשר לנו לאתר את אותן חוליות בשרשרת הטעונות שיפור".
ולמי שמחפש את השורה התחתונה: תהליך Benchmarking משקף את רמת הביצועים שאליה הגיעו ארגונים מובילים בעולם לפי מדדים של יעילות ואפקטיביות, וכך מאפשר לארגון הבוחן את עצמו לסמן יעדים שניתנים לכיבוש והשגה ולקבל החלטות נכונות באשר להשקעות תקציביות עתידיות. והחדשות הטובות: זה הרבה יותר קל ממה שזה נשמע.
